ASSESS_2010.png
Møteplanlegger
http://www.doodle.com/
Dette verktøyet benytter vi for å få en oversikt over når prosjektdeltakerne kan møtes (en såkalt ”polling”). Møteplanlegger/prosjektleder setter opp aktuelle tidspunkter i et skjema i Doodle og sender så en lenke til alle deltakere i prosjektet. Disse går inn og krysser av for når de kan/ikke kan. Deltakerne trenger ikke egen innlogging på Doodle, kun klikke på lenken fra møteplanlegger og så skrive inn navnet sitt og krysse av for ledige datoer. Dette gir en meget lav brukerterskel. I ASSESS 2010 har vi hatt månedlige møter og kaller inn for ett halvår av gangen.

Nettmøter
http://www.skype.no/
Vi bruker Skype for å avvikle virtuelle møter. Vi har valgt å kjøre nettmøtene kun med lyd, da bilde erfaringsmessig byr på mer teknisk trøbbel enn ønsket. Lydkvalitet er derfor sentralt i avviklingen av våre ”Skype-møter”. Lyd kan være litt vanskelig i rom dere flere sitter samlet for å delta i nettmøte, og vi benyttet en høytaler/mic-”dings” (Duet PCS; ca 2.200 kr) som egner seg for dette formålet. For deltakere som sitter alene fungerer vanlige headsets utmerket. Møteleder kan benytte gruppefunksjonen i Skype til å ringe opp alle deltakerne samtidig. Skype har også en mulighet til chat, denne kan bla brukes til å melde seg på innleggslisten (”rekke opp hånden”), eller kommentere dårlig lyd o.l. Siden vi har benyttet en felles arbeidsflate på nettet (etherpad – se under), har vi benyttet chat-funksjonen som er integrert i denne i stedet for chat i Skype. Dersom møtene kjøres med kun to møtesteder og en velger å ha med bilde, har Skype en funksjonalitet der man kan dele skjermen.

Gode råd for avvikling av nettmøter: Møt forberedt (gjelder både møteleder og deltakere). Legg ut agenda på forhånd. Kun én er møteleder og alle må snakke på tur. Vi har erfart at ”runden rundt bordet” som et fast punkt på agendaen er en fin måte å slippe alle til med sine erfaringer. Prøv å lage en agenda som bidrar til å organisere møtet og diskusjonene. Oppfordre alle til å bidra i referatskriving underveis i møtet (se punkt under).

Samskriving i nåtid (etherpad)
http://typewith.me/
http://typewith.me/assess2010
Dette verktøyet tilbyr en felles arbeidsflate i samtid. Møteleder legger inn agendaen for møtet og sender lenke til alle møtedeltakerne. Deltakerne trenger ikke egen innlogging, kun klikke på lenken og skrive navnet sitt. De får da utdelt en farge som følger all tekst han/hun legger inn i etherpad. Under møtets gang ser alle det samme skjermbildet og alle kan delta i referatskrivingen. Ved møtets slutt lagres ”arbeidsflaten”/skjermbildet i ønsket format (word, pdf, html osv) og dokumentet kan sendes deltakerne pr post og/eller lagres på wiki under prosjektarkivet. Vær velkommen til å bruke http://etherpad.hist.no/ som Høgskolen i Sør-Trøndelag nettopp har installert på sin server.

Formidling
http://www.blogspot.com/
http://assess2010.blogspot.com
Som del av formidlingen fra prosjektet valgte vi å opprette en blogg. Her legger vi ut fagtemaer, problemstilling etc som vi ønsker å formidle/reflektere over på tvers av prosjektet og for andre interesserte. Fungerer som åpen diskusjon i asynkront modus. Alle i prosjektet har fortfattertilgang og kan skrive hovedinnlegg. Publikum har tilgang til å kommentere.

Kunnskapsutvikling og arkiv
http://wikispaces.com
http://assess2010.wikispaces.com/
En wiki er et nettsted bygd opp av lenkede ”artikler”/websider. I ASSESS 2010 bruker vi wiki som et felles sted å bygge kunnskapen i prosjektet. Det er her vi har bearbeidet, lansert og utviklet ideer og konsepter underveis i prosjektarbeidet. Særlig de ideene som kom opp under de fysiske møtene har vi tatt videre i prosjektwiki-en vår. Alle pilotene i prosjektet er beskrevet og dokumentert i wiki-en. Videre benyttet vi wikien til å bygge agendaer til møtene (alle kan legge inn agendapunkter), og som felles arkiv til prosjektdokumentene våre, bla møtereferatene. Wikispaces er ett av flere wiki-verktøy. Det er gratis (hvis man overlever reklame i høyre kolonne) og brukervennlig slik at det er lett for alle å delta med innhold. I oppstarten av wikien fikk to prosjektdeltakere ansvar for å organisere opp en god wiki-struktur for prosjektarbeidet.

Dokumentutveksling
http://www.dropbox.com/
Et verktøy for dokumenthåndtering mellom en, to eller flere personer. Gjelder først og fremst for samskriving mellom flere i asynkron tid. Kan også brukes som personlig arkiv, f.eks av personer på reise. Med et personlig arkiv på nettet, kan du hvor som helst ta frem dokumenter under arbeid, jobbe videre, lagre og finne de frem igjen senere.

Konklusjon: Ved å bruke nettbaserte verktøy og tjenester kan kommunikasjon og informasjon flyte godt på tross av fysiske avstander. Vi bruker verktøyene til ulike ting. Etherpad og Skype til møter, støttet av wiki til møteinnkallinger og referater. Wikien brukes til dokumentasjon, kunnskaps-utvikling og erfaringsdeling. Prosjektadministrasjon med wiki betyr at alle kan bidra, og behov for e-poster med vedlegg reduseres betraktelig. Møteinnkallinger går raskt med Doodle, og sist, men ikke minst, er bloggen en flott arena for å reflektere over vanskelige temaer, og å få innspill fra andre.

Ikke glem at de relasjoner som skapes i det fysiske og sosiale møtet er viktig som et grunnlag for effektivt samarbeid via nettet. Skap entusiasme og eierskap for felles mål gjennom felles planlegging – gjerne som del av et fysisk oppstartmøteJ

Mvh anne.swanberg@bi.no på vegne av alle i ASSESS 2010.